Các yếu tố của một lá thư kinh doanh

Thư từ là một hình thức giao tiếp bằng văn bản được sử dụng rộng rãi trên toàn thế giới. Các loại chữ cái khác nhau được sử dụng trong các tình huống khác nhau. Ví dụ, thư trang trọng được sử dụng cho mục đích chính thức, trong khi thư trang trọng được dùng cho gia đình và bạn bè.

Một lá thư kinh doanh là một loại thư chính thức. Nó được sử dụng để trao đổi thông tin giữa các đại lý kinh doanh khác nhau, chẳng hạn như khách hàng, chủ sở hữu, nhà cung cấp, quan chức chính phủ, v.v.

Mỗi loại thư có một tập hợp các yếu tố chung cho các hình thức viết kinh doanh khác nhau. Các thành phần là:

1. Nguồn gốc của bức thư – Phần này bao gồm tên, địa chỉ và các chi tiết liên hệ khác, chẳng hạn như số điện thoại và email, của người gửi. Đối với người nhận, đây là địa chỉ gửi lại bức thư.

2. Ngày viết thư – là ngày viết thư. Ngày thường được viết theo định dạng “bắt đầu bằng tháng, sử dụng dấu phẩy” (ngày 5 tháng 3 năm 2011) hoặc “bắt đầu bằng ngày, không có dấu phẩy” (ngày 5 tháng 3 năm 2011).

3. Chi tiết Bưu gửi của Người nhận – Phần này bao gồm tên, địa chỉ và họ tên đầy đủ của người nhận.

4. Các điểm tham khảo – Nếu bức thư trả lời bất kỳ chi tiết cụ thể nào mà người nhận yêu cầu, nó cần được đề cập. Ví dụ: số hóa đơn hoặc mã chi nhánh, v.v.

5. Chủ đề của bức thư – một dòng cho biết mục đích của bức thư.

6. Lời chào – Bao gồm các từ để chúc mừng người nhận. Ví dụ, Dear Sir hoặc Madam.

7. Nội dung bức thư – Trong đó có nội dung bức thư.

8. Đóng thư miễn phí/Đóng thư miễn phí – Là câu xuất hiện ở cuối thư nhưng trước chữ ký của người gửi. Nó giúp kết thúc bức thư một cách không đột ngột và cũng thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận thư. Một số cách đóng miễn phí thường được sử dụng là ‘Trân trọng’, ‘Trân trọng’ và ‘Trân trọng’.

9. Chữ ký của người gửi – Phần này bao gồm chữ ký và tên của người gửi. Nó cũng có thể bao gồm nhận dạng của người gửi.

10. Tài liệu đính kèm – Nếu có tài liệu bổ sung hoặc tài liệu được gửi cùng với thư, thì số và tiêu đề của chúng được đề cập trong phần tài liệu đính kèm.

11. CC – ‘CC’ có nghĩa là bản sao lịch sự. Đây là một phần tùy chọn bao gồm danh sách những người và địa chỉ của họ sẽ yêu cầu một bản sao của bức thư cùng với các tài liệu đính kèm, nếu có.

*Bài viết theo quan điểm của tác giả: Tamanna J, chúng tôi chỉ biên dịch và giới thiệu

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Proudly powered by WordPress | Theme: Journey Blog by Crimson Themes.